Iedereen die weleens naar een festival is geweest, denkt dat het vanzelf gaat. Podia verschijnen, artiesten spelen, mensen dansen. Maar achter die drie dagen zit maanden van plannen, bellen, bidden en improviseren. Dit is hoe het er bij ons echt aan toegaat — inclusief de momenten waarop ik dacht: waarom ben ik hier ooit aan begonnen?
De programmering begint met een spreadsheet en te veel ambitie
Het begint altijd met een lijstje. Artiesten die je graag wil, artiesten die misschien betaalbaar zijn, artiesten waarbij je hoopt dat iemand in je netwerk een contactpersoon heeft. Die drie categorieën overlappen zelden.
Wij werken zonder boekingskantoor. Dat betekent dat ik zelf e-mails stuur, zelf nabel, zelf onderhandel over fees. Soms krijg je na drie weken stilte ineens een ja, en dan moet je snel schakelen want de artiest heeft ook andere opties. Soms krijg je een nee, en dan ga je terug naar het lijstje. Het is een beetje zoals daten, maar dan met meer spreadsheets en minder romantiek.
Wat ik geleerd heb: wees eerlijk over wat je kunt bieden. Geen zaal van duizend man, geen groot podium, geen grote naam die ze introduceert. Maar wél een publiek dat echt luistert, een kleine organisatie die persoonlijk contact houdt, en een plek die niet aanvoelt als een lopende band. Dat spreekt sommige artiesten aan. Genoeg om een programma mee te vullen, in elk geval.
Vrijwilligers zijn het hart van het festival — en ook de grootste logistieke puzzel
Zonder vrijwilligers bestaat ons festival niet. Punt. We hebben geen budget om alles met betaald personeel te draaien, dus we werken met een groep van zo’n veertig mensen die in ruil voor een gratis toegangsbewijs en eten een of meerdere diensten draaien.
Klinkt simpel. Is het niet.
Je hebt mensen die zich aanmelden en daarna nooit meer reageren. Je hebt mensen die op het laatste moment afzeggen — begrijpelijk, want het leven gaat door, maar op het moment zelf is het paniek. En je hebt mensen die zo ontzettend goed zijn in wat ze doen dat je niet weet hoe je ze ooit genoeg kunt bedanken.
Coördinatie doe ik via een gedeeld rooster en een appgroep die rond de festivalweek compleet onbeheersbaar wordt. Ik heb geprobeerd met shifts te werken, met taakomschrijvingen, met een briefing de dag ervoor. Het helpt, maar er gaat altijd iets anders dan gepland. Dat heb ik inmiddels geaccepteerd. De kunst is niet om alles te controleren, maar om snel te kunnen schakelen als het mis gaat.
Vergunningen: de wereld achter de schermen die niemand ziet
Als je voor het eerst een evenementenvergunning aanvraagt, schrik je van de hoeveelheid formulieren, bijlagen en eisen. Geluidsplan, veiligheidsplan, plattegrond, contactpersoon voor de gemeente, contactpersoon voor de politie, contactpersoon voor de brandweer. En dat is nog voordat je het hebt over Buma/Stemra voor de muziekrechten.
Wij doen dit nu al een paar jaar, dus het voelt minder overweldigend dan de eerste keer. Maar ik weet nog goed hoe ik de eerste keer met een stapel papier aan tafel zat en geen idee had waar ik moest beginnen. Tip: neem vroeg contact op met je gemeente. Niet twee maanden van tevoren, maar zes. Sommige gemeenten zijn geweldig in het meedenken, andere zijn… minder flexibel. Wij hebben geluk gehad met onze locatie.
Geluidsoverlast is een terugkerend thema. We hebben een decibellimiet en we houden ons daaraan, ook als dat betekent dat het podiumgeluid minder punch heeft dan we willen. Je buren zijn er ook nog na het festival.
Geld: de rekening die je eigenlijk niet wil zien
Laten we eerlijk zijn: een klein festival zonder grote sponsor is financieel een touwdans boven een ravijn. Onze inkomsten komen uit kaartverkoop, een kleine bijdrage van de gemeente en wat lokale sponsoring van bedrijven in de buurt. Onze kosten zijn: artiestenfees, podiumtechniek, huur van materiaal, vergunningskosten, Buma/Stemra, catering voor vrijwilligers, en altijd wel iets onverwachts.
We draaien niet op verlies — nog niet, in elk geval — maar er is ook geen buffer die je geruststelt. Elk jaar is het opnieuw puzzelen. Welke artiest past in het budget? Kunnen we die extra generator lenen in plaats van huren? Is er iemand in het netwerk die geluidsapparatuur heeft?
Ik maak geen winst. Dat is een bewuste keuze, maar soms ook gewoon de realiteit. Wat ik er wel aan overhoud, is een festival dat nog bestaat — en dat voelt, als ik eerlijk ben, als genoeg.
Het nieuws haalt je festival in: hoe externe factoren meespelen
Er zijn dingen die je niet kunt plannen. Extreme hitte, een staking die transport beïnvloedt, of een maatschappelijk debat dat ineens relevant is voor hoe je een evenement organiseert. De afgelopen jaren is er veel veranderd in hoe er over evenementenveiligheid wordt nagedacht, mede door incidenten die breed werden uitgemeten in de media. Als je via de NOS volgt wat er speelt rondom evenementen en publieksveiligheid, merk je dat er steeds meer aandacht is voor crowd management en communicatieplannen bij kleinere locaties.
Dat heeft ook ons bereikt. We hebben onze veiligheidsprocedures aangescherpt, een duidelijker communicatieplan gemaakt voor noodgevallen, en afspraken vastgelegd met de EHBO-post op het terrein. Niet omdat het verplicht was — al is veel inmiddels wél verplicht — maar omdat je als organisator verantwoordelijk bent voor de mensen die je uitnodigt. Dat gevoel van verantwoordelijkheid is iets wat ik nooit wil kwijtraken, ook niet als het festival groeit.
De dag dat het regende — en waarom dat eigenlijk het beste was
Tweede dag, vorig jaar. Ochtend begon grijs, middag werd donker, en om een uur of vier begon het te plenzen. Niet een beetje, maar echt: de grond werd modder, mensen zochten dekking, en ik stond bij het podium met een regenjack dat zijn beste tijd had gehad.
Wat er toen gebeurde, was eigenlijk mooi. Mensen bleven. Ze stonden onder de tentzeilen, deelden paraplu’s, lachten om de situatie. De artiest op het podium maakte er een grap over en speelde gewoon door. Het publiek zong mee, harder dan de uren ervoor.
Ik heb in die regen meer geleerd over wat een festival is dan in alle voorbereiding daarvoor. Het gaat niet om perfecte omstandigheden. Het gaat om de sfeer die je samen maakt — organisatie, artiesten, publiek, vrijwilligers. Als dat klopt, dan houdt een regenbui dat niet tegen.
Tot slot
Ik schrijf dit niet om te klagen. Ik schrijf het omdat ik denk dat er meer mensen zijn die zoiets willen opzetten en denken: is dit haalbaar? En het antwoord is: ja, maar niet zonder gedoe. Niet zonder formulieren en nachtmerries over het rooster en een begroting die je liever niet te lang bekijkt.
Maar ook niet zonder die momenten waarop je op het terrein staat, muziek hoort, mensen ziet genieten — en denkt: dit hebben wij gemaakt. Dat gevoel is de reden dat we elk jaar opnieuw beginnen met een spreadsheet en te veel ambitie.
Leave a Reply